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メール管理

前職は中間管理職をやっていた、オクダヒロキです。

皆さん、普段メールを使用していますか? 仕事でもプライベートでも欠かせないものですよね。

メールを主流にしている企業では、1日10件程度は当たり前、ちょっと地位が高くなると1日100件以上のメールが来る人もいます。管理職ともなると、何でもかんでもメールのCcに入られてしまいますから。

実は僕も中間管理職をやっていたから分かるんですが、似たような状況がありました。

でも、そのメールを見やすく振り分ける方法って結構難しくないですか? 何の単位で分けるのかが極めて決めにくい。

例えばAさんからきたメールをAさんフォルダに入れると、Bさんフォルダも作らないといけない。じゃあ、プロジェクト単位で入れた場合は、2つのプロジェクトに共通する話題はどっちに入れるの?ってなっちゃう。

振り分けって簡単そうに思えて、結構難しいんですよね。

でも、実はフォルダを3つ作るだけで劇的に効率よく管理できるので、僕なりの方法を伝授したいと思います。

メールの現在の使用状況と今後について

現代社会において、メールの使用状況はどうなっているでしょうか。最近はチャットツールが充実してきたことで、純粋なメールは使用頻度は減少傾向にあると言われています。

実際、僕の今の現場はメールでのやり取りは少なく、Slackを使用しています。メールは、コンフルエンスやJIRA、GitHubなどの更新通知を受信するためのものになっています。

あとは、ツールの権限付与するときくらいかな。更新通知がくるので、受信は1日10件程度はありますが、送信は1ヶ月に1件あるかないかくらいの頻度です。

僕の所はこんな感じですが、企業間であったり、企業と個人であったりしたときの通信手段としてはまだまだ使用されていることでしょう。

チャットツールは使用者全員でプラットフォームを統一する必要がありますが、メールはメールサーバさえ用意しておけば、どことでも繋がりますからね。

そういう意味では、メールを完全になくすことはまだまだ先の話でしょう。

メールの管理方法

メールは今後も使用することがあると改めて分かりましたが、メールの管理って面倒じゃないですか?

メールを主流にしている企業では、メールがめちゃくちゃ送られてきます。まともに読んでは、メールをさばくだけで1日が終わっちゃいます。なので、メールを適切に管理して素早く、かつ漏れなく処理をしていくことが求められます。

では、どのように管理していくか。僕が採用している方法は以下の通りです。

スレッド表示する

基本中の基本すぎて書くのも恥ずかしいくらいですが、メールはスレッド表示できるものにしておきましょう。これだけで圧倒的に見やすくなります。

スレッド非表示

スレッド表示

メーラはスレッド表示できて自分が使いやすいものあれば何でもいいです。ちなみに、僕は「Thunderbird Portable」を長年愛用しています。その理由は以下の通りです。

Thunderbird Portableを愛用する理由
  • 動作が軽い
  • メールデータも難なく移動できる

他にも良いメーラはたくさんあると思いますが、総合的に見てこのメーラが良いですね。

フォルダは3つ+年度別フォルダのみ

メーラのフォルダ構成は、基本的に以下の3つのみとします。

メーラのフォルダ構成
  • 1.受信トレイ
  • 2.参照
  • 3.保存

    「1.受信トレイ」はどのメールにもある受信フォルダですね。メールは一旦ここに全て格納されます。

    そして、メールを一旦読んだ後は以下のように手動でフォルダに振り分けます。

    メーラのフォルダ構成
    • 1.受信トレイ
      ⇒ やるべきことが残っているもの(そのまま残す)
    • 2.保存
      ⇒ やるべきことを終えて、見返すことはあまりないもの。
    • 3.参照
      ⇒ やるべきことは終わったけど、有用な情報があるもの。
      例えば、データベースへの接続手順、アカウント情報など。

      はい、これだけです。要は、「1.受信トレイ」をTODOリストにするわけです。

      「1.受信トレイ」に存在するメールを定期的にチェックし、とるべきアクションが完了したらメールを随時移動していきます。完了にする場合は、基本的に「2.保存」に移動します。ただし、手順など、価値ある情報については「3.参照」に移動します。

      こうやっておけば、チェックするのは「1.受信トレイ」だけで良くなります。また、完了していないメールの処理漏れをぐっと減らすことができます。

      フォルダの作成例外としては、「2.保存」フォルダ内のメールが多くなりすぎたら、年度別でフォルダ作るくらいですかね。一つのフォルダにメールが多すぎると、メールのインデックスの構築に時間がかかって挙動がヤバいくらいに重くなりますので。

      振り分けはしない

      メールの振り分けは基本的にしなくて良いです。

      振り分けを使用するということは、単純にフォルダを増やすことに繋がるので、構成が複雑になります。また、ルールやフォルダを定期的にメンテナンスしないといけなくなります。

      さらに、振り分け先の候補が複数になる問題が生じます。

      例えば「A」という話題と「B」という話題のフォルダを分けていたけど、「A」の話も「B」の話も含んでいる場合、どちらに振り分けられるべきでしょうか。

      どちらもでしょうけど、通常のメーラでは1つのフォルダにしか入りませんし、メールをコピーするというのも無駄な作業といえます。

      こういった点を踏まえると、メールの振り分けはデメリットの方が大きいです。上述したフォルダの理論で進めていくことを検討しましょう!

      最後に:メールの管理は受信トレイをTODOにしてシンプルに

      メールの管理についてまとめました。

      メールの使用頻度は減少したとはいえ、今後もまだまだ使われていくことは明白です。管理をうまくやっていく必要があるのですが、多くの人がメーラの機能を使いこなし過ぎて逆に管理を難しくしてしまっています。

      メールの管理は、3つのフォルダを基本として、受信トレイをTODOにする。このシンプルな考えで十分です。メールの処理を素早く、漏れなく行って、作業時間の短縮に努めていきましょう!

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