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資料 無駄

とあるIT企業で課長をやっていたオクダヒロキです。

皆さんは会社の業務で資料を作成しますよね。その中で無駄だと思う資料はありませんか?

人間誰しも無駄なことはしたくないと言います。でも会社では無駄なことが数多く実行され、なぜか残り続けます。

こういったものは徹底的に排除すべきです。実際、僕の経験上でもいくつかありますが、本当に無駄なものは何も生み出しません。ただただ時間泥棒です。

というわけで、今回は僕の経験を踏まえて無駄なものを排除する思考を持つべきということを伝えたいと思います。

会社に存在する多数の資料

社会人にとって資料の作成は日常茶飯事です。資料は企業ごとに異なりますが、業務の進捗や状況を報告する業務報告書、勤怠を報告する勤怠表、出張時の経費の精算をする精算書など、挙げればいくつあるんだというくらい存在します。

対外的な資料や、勤怠表や精算書などを無駄と言う人は少ないでしょう。(システム化すれば別ね)

でも、先にも述べた通り、会社の資料で特に社内だけで使用するものは、これいらなくね?という資料が存在します。僕の経験上は、週毎に作成する業務報告書(以降、週報とします)がそれだったのです。

週報作成に費やした200時間が無駄だった

週報の作成がなぜ無駄だったかというと、ちゃんと理由があります。

それは、週報の作成に時間を多大な費やしたにも関わらず、週報を起点として何か起こるわけでもなく、何か解決したわけでもないからです。

概算ですが、僕が週報に作成した総時間を計算してみたところ、以下の通りでした。

週報作成に費やした時間
20(分) × 11.5(年) × 52(週)  = 11960(分) ≒ 200(時間)

1回の週報作成に15分~30分くらい使うので、平均で20分としました。更に1年は52週で、それを11年半(11.5年)実施したと計算しています。

結果は約200時間も週報作成に費やしていました。

自分でいうのも何ですが、僕はかなりマジメな人間でした。理不尽な何かでも、やることやってから文句言うという考えの持ち主だったので、週報の提出を怠ったことはありません。

まあ、今となってはそれも間違っていたと思うのと、結局環境に毒されてあまり文句言わなくなったので、単にまじめにやって損した感じになりましたが。

200時間。約8日。11年半の年数からの積み重ねで考えれば、それほど大きな時間とは思わないかもしれません。でも、200時間あれば何ができるでしょうか。

プログラミングなら一つの言語の習得し、何かしらを作るくらいの時間はあります。ブログなら30~40記事くらいは書けるし、Youtube撮影はやったことありませんが、こちらも30本くらいは作れるかもしれません。

これは非常に大きな財産です。会社の人も悪意があるわけではないでしょうが、僕も含めてもっと役に立つ資料となるように工夫するか、廃止するかを真剣に考えるべきでした。

面倒なために正当な主張ができない環境

といいつつ、僕自身も反省することは大いにあります。僕は課長だったので、週報を出す側でもあるし、出させる側でもありましたから。大げさにいえば、被害者でもあり加害者でもあります。

なぜ無駄なことを無駄だとちゃんと主張をしなかったか? そして無駄なものが無駄のまま残ってしまうのか? 理由は以下の2つにあります。

無駄が残ってしまう理由
  • 会社の制度を変更することに障壁が多い
  • 提出が目的化している

会社の制度を変更することに障壁が多い

僕の若手時代は、「いやー、お前の意見も分かるよ。俺も若い頃はそんな感じに思っていたけど、出さないと面倒になるから出してよ。」なんて言われて終わりでした。議論すらされない。

こういったことを言われる組織は、大体はトップが気分屋だったり、力が強すぎたり、周囲に忖度している人が多かったりします。トップと話すと話が長くなるし、正当な主張でも通らないことが多いので諦めているのです。

そして、この忖度が上から下まで伝搬します。部下が何かしら声を挙げてもどうせ潰されるだけ。部下も、こんな面倒ならもう言うだけ無駄だと感じるようになります。

最終的にはその部下が先輩、上司になったときに同じことが繰り返される。つまり、いろいろ意見を通すのも面倒だから、僕自身も主張をしなかったという結論です。

提出が目的化している

もう一つの点は、資料の提出が目的になってしまっている件です。

例えば以前の会社は、週報の提出状況をチェックしていました。おそらく人事評価の指標にしていたと思いますが、こうなった場合は提出が目的化します。

中身はそこそこでいいから、出しておけば取り敢えずOKの考えになるのは容易に想像できるのでは。

でも、報告書の本来の目的は、何があったか、何をしたいか、何をしてほしいかを点を分かりやすく書くことにあります。

僕以外の人は週報を活用している人もいたかもしれません。でも、数少ないでしょう。僕自身、部下の週報をちゃんと読んでいたけど、そこから重要なことが発展したことは一度たりともありませんでした。

また、僕が報告書で要望を挙げても、上司がアクションすることはなく、結局口頭でお願いして初めてアクションが取られるという状況でした。

周りを巻き込むか期待せずに主張

僕の環境はちょっと特殊だったかもしれませんが、実際に上記のようなケースがあった場合はどうすべきでしょうか。間違いなく、無駄なのでやめようと主張した方が良いです。

日本は言わない文化が根付いていますが、言わない=OKとみなされます。なので必ず主張する。

そして一人で主張した場合では通らないものも、数がおおければ通る可能性が高くなるので、できるだけ仲間を集める。

仲間を集められない場合は、取り敢えず一人で主張しますが、おそらく会社は変わりません。なので期待をしないという考えにシフトします。

かなり消極的な採用したくない方法ですが、自分以外に期待をしないことでストレスをため込まない、精神を擦り減らさないことも重要なことです。

最後に:無駄なものは徹底的に排除しよう

現在の僕はリツアンSTCという会社に所属していますが、報告書の提出を求められていません。よって、週報を作成することは一度たりともありません。出すものは勤務表や精算書くらい。

そもそも無駄なことを徹底的に排除する会社です。リツアンには上司という概念もなく横一線なので、報告書を出す上司もいません。

プロジェクト上の問題はプロジェクト内で解決されます。会社の人事や営業が出ていかないといけないのは、セキュリティのインシデントが発生したとか、現場での人間関係に問題がある、勤怠状況が良くないといったところでしょう。

実際、これらの問題が発生したときに、悠長に週報を待ってから対応することもないでしょう。大きな問題は電話やメールなどを駆使して即対応することが基本です。

今回は週報をメインに話をしましたが、週報に限らず資料を作成し、提出することが目的となっていないかは常に疑うようにしましょう。

提出して満足していて中身が問われていないものは、今すぐにでも廃止を真剣に考えていくべきです。だってあなたも200時間を損したくはないでしょう?

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